Motywowanie pracowników jest jednym z najważniejszych elementów zarządzania firmą i warunkiem jej sukcesów. Od tego, jak pracownicy czują się w przedsiębiorstwie, jakie jest ich zaangażowanie i inicjatywa w pracy, zależy pozycja firmy na rynku. Jednym z istotnych elementów systemu motywowania jest ocena pracowników, która dostarcza informacji o wynikach pracy poszczególnych osób i może być podstawą podjęcia wielu decyzji personalnych, a zarazem jest dobrym narzędziem komunikacji wewnętrznej, sposobem koordynacji działań i punktem wyjścia do oszacowania stanu zasobów ludzkich w firmie. System oceny pracowników rozumiany jako zaplanowana, sformalizowana oraz okresowa i systematyczna ewaluacja pracy umożliwia informowanie pracownika o jego postępach w pracy, wymaganiach przełożonego, możliwościach rozwoju, a informacja zwrotna o wynikach oceny dostarcza badanemu informacji o jego mocnych i słabych stronach. Prawidłowo zbudowany system oceny pracowników służy planowaniu indywidualnej kariery, rozwoju i kształcenia personelu, pomaga przy podejmowaniu decyzji o awansach, zwolnieniach, ustalaniu wynagrodzenia, rozdziale dodatkowych nagród za szczególne osiągnięcia itd.
Ocena pracowników powinna być strategicznym elementem polityki kadrowej każdej organizacji i służyć przede wszystkim premiowaniu dobrej pracy. Wnikliwa analiza mocnych i słabych stron pracownika pozwala na realne określenie potrzeb szkoleniowych, a dzięki zastosowaniu w organizacji właściwego systemu oceniania pracownicy i ich przełożeni nawiązują mądry dialog, umiejętnie rozpoznając wzajemne potrzeby i oczekiwania.
Korzyści z wprowadzenia systemu oceniania w firmie nie kończą się jedynie na sprawach czysto personalnych. Należy podkreślić ogromne znaczenie funkcjonowania tego systemu dla udrożnienia systemu komunikacji w organizacji. Po pierwsze, ułatwiona jest wymiana poglądów między pracownikiem a jego przełożonym zarówno w obszarze działań bieżących, jak i długookresowych. Po drugie, komunikacja zyskuje szerszy kontekst – przełożony przekazuje wskazówki i ewentualnie koryguje pracę podwładnego, mając na względzie działanie własnej jednostki organizacyjnej oraz całej organizacji (jest to jednoznaczne w procedurze MBO). Dodatkowym atutem wdrażania systemów oceniania jest możliwość wypowiadania się wszystkich osób współpracujących w jakiś sposób z osobą ocenianą, co buduje zaangażowanie pracowników i ich poczucie wpływu na funkcjonowanie przedsiębiorstwa.
